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定時退社をするために心がけるポイント|さばけるタスクはすぐさばく

投稿日:2019年9月11日 更新日:

最近、退社時間が遅くなり気味の筆者、今回は定時退社であがるためにどうすればよいのかをまとめています。

完全に自戒記事ではございますが、書籍等で記載されていた気づき等をまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

朝は余裕を持って行動すること|前日の夜は遅くならない

できることなら早めに起きて、出社するのが一番良いです。朝早く行動することで、思考が張り巡らされていきます。

せっぱ詰まっている状態だと、目の前にいっぱいいっぱいで考える暇がありません。朝ゆったり考え事をしながら行動することで、その日に何をやればよいのか、どのように行動すればよいのか考えることができます。

また人は朝起きてから、思考が冴え渡るまでに時間がかかります。起きてすぐに仕事という状態だと最高のパフォーマンスを発揮することができないのです。

始業開始時に、急な対応を求められたり、いきなりせわしなく動いたりするのは避けたほうが良いでしょう。

日々効率化できることを探して環境を構築する

毎日毎日仕事の繰り返しだと思うかもしれませんが、それを少しずつ改善していくのが得策です。例えば、毎日送るようなメールの文面をストックしておいて、使い回すといったテクニックもあります。

また毎日行うような業務で役に立つショートカットを取り入れて、作業を効率化していくことができます。自動でできるもの、機械に頼ればできることを少しずつ、環境を整えることで、仕事が早くなっていきます。

周りのひとに仕事を振る|先輩に頼る・後輩に仕事を振る

単純に仕事量が多く、どうしようもならないという場合は先輩や後輩にタスクをさばくという方法があります。会社という組織で働いているのだから、自分だけでなくすべての人をリソースと捉えるべきでしょう。

例えば、関数が得意な人やデザインが得意な人、それぞれいろいろな特技をもった人が会社内には探せばいるとおもいます。

このようなひとたちに、自分の苦手な部分を託すというのが良いでしょう。自分が何でもやるのではなくて、自分の得意な部分を磨き、そこは自分がやる。駄目なところは他人に任せるというのが非常に効率的です。

また仕事を後輩に任せるにあたっては、きっちり仕事を教えることが肝心です。後輩にきちんと教えることで、今後も後輩がその仕事を回すことができます。

すぐに終わるタスクはその場でさばくこと

仕事をする上でどうしても、これだけやってくれというように横槍が飛んでくる可能性があります。このような細切れなタスクはできるときにさばいておくのが良いでしょう。

その前に、上司にどれくらいかかるタスクですか?と一応聞いておくのがよいです。○○さん的には何分で終わる想定ですか?というように聞きましょう。無理なら断ること。

すぐに終わるのであれば、すぐにさばく。後回しにしないことが重要です。後回しにすることで、あれ?あのタスクどうやるんだっけ?というように思い出す必要があります。
これがとっても非効率であること。また忘れてしまうという最悪のケースもありえます。

どうしても断る場合は、他のタスクがある旨をきちんと答えてください。他のタスクの納期がこれこれまでにあるので、それが終わってからでお願いします!と勇気を持って断ることが大切です。

午後のパフォーマンスが大事なので昼飯も計画的に

仕事の午後のパフォーマンスというのものは、非常に落ちるとのこと。
それはご飯を食べたあとにくる眠気。これは人間であれば、誰しもが眠くなることでしょう。
注意点としては、あまり食べすぎないほうが良いということです。食べすぎると、消化するのに体力も使いますし、苦しくなってトイレにも駆け込みます。基本的には、眠くならない程度のご飯に済ませておくことが重要です。

また午後の仕事の入る前に、集中する時間を5分から10分作りましょう。同僚たちよりも少し早く行動することが、午後を乗り切る鍵となります。

そのためもご飯は少なめ。理想的なのはランチタイムが終わる直前までご飯を食べるのではなく、早めに切り上げて、残りの時間はリラックスタイムとするのが効果的です。

仕事のゴールを明確にすること|全体感を把握する

頼まれた仕事の目的がなになのか、それを達成するためにどのような要素が必要なのか、あらかじめ確認しておくことが大切です。わからないことはすぐに聞くこと。わからないまま進んでしまい。やり直しというパターンが一番工数がかかるので回避すること。

仕事を頼まれたら、まずは全体感を把握して、それをいくつのタスクで成り立っているのか、細分化してみることが大切。例えば、ブログ記事の作成とするならば、テーマ決め。構成。ライティング。このように、いくつのステップがあるのかを明確にすること。

仕事をするときは、それがいくつのステップに分かれていて、それぞれどのような方法で進めるのかというのを、明確にして上司や先輩に伝えること。ステップごとに確認をいれることで、上司や先輩が想定していたものとずれていた場合はすぐに軌道修正ができる。

明日行うTODOは前日に洗い出しておくこと

定時時刻に帰宅するためには、無理なら明日やるというのようにスパッと諦めることも大切。しかし、次の日になると、それに対する意識が薄れて、いったい何をやるんだっけか?というように思いだしをするのに時間ロスをします。

前もって、タスクを洗い出しておくことで、それの通りに仕事ができるでしょう。メモをしていないと、頭のなかではあれもやらないとこれもやらないと!といように、家でリラックスできなくなります。

家でリラックスをするためにも、メモをすることで、一旦自宅では業務を忘れましょう。メモをしているという安心感があるからこそそれができます。次の日の出社と同時にメモがあればスタートも早くなります。

必要のない業務は断る|自ら足を踏み入れない

定時退社を願っていても、ときに想定外のタスクが割り込むことは、仕事をしていたらあることでしょう。

このような場合に、必要のない業務は断ることが大切です。自身が今注力している案件以外のタスクは、自身の容量オーバーに繋がります。これにより、定時退社は夢のまた夢になる可能性があるのです。

仮に、成長のチャンスだ!と感じる業務があった場合は、積極的に引き受けたほうがよいかもしれません。しかし、日々のルーティンの繰り返しかつ、業務量が多い場合は、断っても良いかもしれません。

楽をしたいという気持ちが大事!その心が効率化を生む

正直、タスクの量が多すぎるんだけど・・・。楽をしたいなぁ。こう考えているひと。楽をしたい!という気持ちは大切です。その楽をしたいという気持ちをポジティブな方向に持っていきましょう。

楽をするためには、どうするのか、それは効率化です。どうやったらボタンひとつでポチッとそのタスクが完了するのか、考え抜きましょう。例えば、ショートカットを覚えるという選択肢や何かソフトを取り入れるということが重要です。

楽と効率化は紙一重です。なにか仕組みを考えることによって、生産性があがるのであれば、会社的にも嬉しいポイントでしょう。

まとめ:仕事が早くなるような環境を構築すること

仕事が早い・遅いのを決めるのは、一見作業スピードに着目されがちです。しかし、本当に大事なところというのは、作業外での立ち居振る舞いと言えるでしょう。

どのようにしたら、仕事が早くなるのかということを考えて環境を構築することが重要です。ときに、自分の時間を大きく奪う原因を見つけてブロックすることも大切です。

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