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メールを速く返信するために心がけるポイント

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仕事中どんどんメールが溜まっていく。しかし、ひとつひとつのメールの考える文章を考えているとドンドンと時間だけが過ぎていきます。

気が付いたら一つのメールを返信するのに1時間かかっていたという場合もあるのではないでしょうか。

メールの返信に時間をとられすぎて、上司や先輩からは仕事が遅すぎるなんてことも言われるととても辛いですよね。

今回は、メールをサクサク返信するためにどのようなことに注意をすればよいのかポイントをまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

メールはサクサク返信するのが良いに決まっている

なぜメールの返信を速くするべきなのか、それは自分の時間を作るためでもありますし、相手に対しての誠意としてもそうです。

メールに時間をとられて他の業務ができなくなってしまったら辛いですよね。

またクライアントに対してすぐメールを返信することで、スピード感があるな、とか、誠意があるなと思ってもらえることでしょう。

メールを受け取った旨だけを取り急ぎ伝える

メールを受け取ったものの、どうやって返信をすればよいのかわからない場合は、とりあえずメールを受け取った旨だけを相手に伝えるのも一つの手です。

返信内容がわからず時間だけが過ぎてしまうと、相手も「ちゃんとメールを見てくれているのかな」と不安になったり、また場合によってはイライラしてしまったりするかもしれません。

このような場合は、取り急ぎメールを受け取りましたよ!というような報告をして、あとあとその内容について送信しましょう。

この際は「取り急ぎ返信しました」というような内容と、「確認してみます!」ということを伝えられれば良いですね。

メールを即レスすることで、仕事の進捗としても滞っていないことが確認できます。

社内で一度確認してみますのでお待ちください

取り急ぎメールを返信する際は、なぜ内容について回答をしないのかというのをきちんと明示してください。

返信があったのにもかかわらず、質問に対して答えがないのは失礼にあたります。この場合は、質問の件に関しましては、一度社内で確認をして、後ほど詳細をお送りいたします。というような内容のメールを送りましょう。

このように返信をすることで相手側は、「こちらの質問に対してきちんとたいおうしてくれているんだな」というように思うので、関係値は崩れにくいと言えるでしょう。

相手からせかされている場合は進捗報告と進んでいる感を

時折相手からのメールで、まだ終わらないのか?というようなせかしが入る場合があります。このような場合は、はい!終わりませんと素直に答えるのはNGです。

現状、進捗がどれくらい進んでいるのか、という相手にメールで報告をしましょう。ただし、全然進んでいない場合は素直に答えるのはあまりよろしくありません。

そこで、相手のメリットとなるような、プラスアルファの対応をしていますよというような感じで伝えるのは良いでしょう。

現状、完成はしているのですが、念のため社内で一度確認を取りまして、ブラッシュアップできる箇所はしてお送りいたします。というように、何かプラスアルファ+相手にメリットとなるような要素を伝えられると良いですね。

定型文を使いサクサク返信する

仕事をしていると、何度も何度も送っているような文言があると思います。例えばご無沙汰しておりますとか、お世話になっておりますといった文言です。

このようにいつも使っている文言というのは、すぐに記入できるように文言を辞書登録しておくことがおすすめです。

辞書登録とは、本来変換ですぐに出ないものを登録するものです。

たとえば、「ふぇいすぶっく」と打てば「Facebook」とすぐ出るように、登録しておく機能です。読みにくい苗字の人は、この機能を使って登録したりします。

この辞書登録に短い読みで、長い文章をすぐに出せるように登録しておくのです。

例えば、「おせ」と入力すれば「お世話になっております。」というように全部打たなくてもすぐに文章が出るようになります。

これをするだけで格段に文章作成スピードというのがあがります。

長い文章はどこかに保存しておくのが良い

基本的に同じ文章を使う際はどこかから、その型となる文章を持ってきて、それを使うことでスピードアップします。

何回も使うというような定型文はあらかじめどこかに保存をしておきましょう。そうすることで文章を入力する手間が省けて、ほとんどがコントロールCの貼り付けで仕事がサクサク進みます。

おすすめはWindowsであれば「Clibor」。Macであれば「Clipy」がおすすめです。このツールは文章を登録しておき、すぐさま任意の文章を丸々呼び出すことができます。

ただし、定型文を使う場合は単に貼り付けをするだけではなく、その文章で本当にあっているのかという点は注意しておく必要があるでしょう。

その人その人に送信するメールが微妙に違う場合は、都度都度微修正をする必要があります。

前置きを省いていい場合は省く

連絡をする際にある程度関係値が出来上がっている人や、融通の利く人がいる場合は前置きの文章を省いても良いかもしれません。

今後ともよろしくお願いいたしますとか、お世話になっておりますとかをいちいち入力するのは面倒だと思う場合は省きましょう。

これを省くことで、相手側もメールを見る際に、すぐ本題へ入ることができます。いちいち前置きを入力することで毎日何秒か失っていることを考えると、余分な前置きで一年間で、何秒の時間を消費しているのかと思います。

これらの時間を少しずつ省くことで高速でメールを裁くことができるのです。

意思決定のスピードを上げる

メールをすぐにさばけない理由としては、意思決定スピードが遅いということがあげられます。優柔不断というやつですね。

どのような返信が最高の形なのかというのを、考えすぎてしまったがためにズルズルと時間だけが過ぎてしまいます。

完璧な文章を作成するよりも、現状相手がどのようなことを知りたがっているんのかという問いに対しての答えだけを返信するだけでも場合によってはよいのです。

もしどうしても分からないという場合は、すぐさま上司に相談をしてみて、その了承をえてからすぐにメールを返信するのが良いでしょう。

メールを返信する順番はどう決めるべきか

メールを返信する際はどのような順番で対応するべきなのか、悩むかもしれません。

重要度が高いメールを先に変身するべきなのか、それとも緊急度が高いメールを先に返信するべきなのか。このような点から悩んでいる時間そのものが無駄です。

このような場合は、緊急度が高いものからすぐに返信していくことが大切ですが、それ以外のものに関しては、あまり考えこまず、サクサク返信することが大切です。

一度メールの返信スピードが遅れてしまうと、そのあとの作業スピードが落ちてしまいます。

一度メールを開いたものの、即座に返信できないものがあれば、一度その開いたメールを未読状態にしてから、別のメールを裁くのでも良いでしょう。

一度メールを未読にするのは、再び開く必要性があるとするためです。ひらっきっぱなしの状態にすると、一度見ているからと見逃しがちになります。

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