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028_職場関係

いつ終わるの?と上司に問い詰められたときの対処法

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上司先輩

上司や先輩から頼まれた仕事をやっているときに、いつ終わるのか?としきりに聞かれる場合があると思います。

このような場合はどのように返答すれば良いのか悩みますよね。いつも明確に答えることができないという場合は気まずい空気が漂います。

今回は、いつ終わるの?と問われた際に、なんて答えるべきなのかについて考察していますので参考にしてみてください。

大前提:上司は納期を決めて部下に仕事を渡すもの

まず、大前提なのですが、その仕事いつ終わるの?と聞いてくる上司は少し疑ったほうが良いかもしれません。何を疑うのかというと、仕事のやり方について疑うべきでしょう。

そもそも上司はマネジメントの放棄をしている可能性が示唆されます。なぜなら、上司はあるプロジェクトに対して、どれくらいのリソースが必要なのかを見積もったうえで部下に仕事を渡すものだからです。

その上で進捗状況を聞き出し、状況はどうか?納期に間に合いそうか?というように確認を取るのは良いのですが、納期や進捗に関する温度感を伝えず、いつ終わるのか?と問い詰めるのは良くないと言えるでしょう。

決められた納期に対して遅れそうな場合に聞かれたら

実際に作業に取り掛かってみて、決められた納期に対して終わりそうにないという場合は、その納期よりも前に上司に相談をするでしょう。

その場合は、これこれこういう理由で納期に間に合いそうにありません。これを解決するためにこれこれこうしようを思うのですがいかがでしょうか。と相談をするでしょう。

このような場合にいつ終わるのか?と聞かれた際は自分が素直に終わりそうな時間を答えるのが良いでしょう。

いつ終わるの?と聞かれたら正直に答える

実際にいつ終わるのか?と聞かれた際には、自分が終わると見込む期間を正直に伝えるのが良いでしょう。本来であれば、いつまでにやってくださいと指定するものを、ぼんやりと期限を伝えられていないので、期間の裁量はあなたにあります。

単刀直入にいつ終わるのか、を知りたいので、実際にかかる時間を言いましょう。自信過剰に早めに答えるのも、不安だからかと遅めに答えるのもNGです。どれくらいの見積もりなのかを答えるのが良いでしょう。

多めに見積もるか少なめに見積もるかの選択

正直、仕事がいつ終わるのかなんて分からない、というような場合は、多めに見積もるべきなのか、少なめに見積もるべきなのか悩むでしょう。

実際は思ったとおりの見積もりを言えば良いのですが、早めにいうか、遅めにいうかは、どちらかというと遅めにいうのが良いかもしれません。

厳密には、バファを入れて加味するということです。バッファとは、余分に見積もるということです。時間を余らせておくことで、なにか想定外のトラブルが起きた際でも対処する時間があります。

早めに見積もった際のデメリットについて

もちろん仕事というのは早く終われば終わるほど、評価が高くなるでしょう。しかし、あまりにも早く見積もりすぎてしまうのは、のちのち自分の首を締めることになります。

めちゃくちゃ全力でやったときの仕事スピードを宣言しても、辛いだけですし、がむしゃらにやったところで質が落ちてしまいます。

仮にめちゃくちゃ頑張ったとして、質も悪くなくできたとしても、その納期等のがベースになってきますから、この後の仕事もキツキツになってしまいます。

もちろんスピードアップは自身のスキルアップに繋がることでもあるので、良いことなのですが、あまりにも自身のクビを締め付けるのは良くないでしょう。

遅めに見積もり早く終わる>早めに見積もり遅く終わる

実際に遅めに見積もりを出して、早く仕事が終わった場合は、「お、もう仕事が終わったのか」というような評価を得られる可能性があります。はじめに宣言した納期というのが、物事の指標をなりますので、それよりも早いとプラスな印象を受けるでしょう。

それに対して、納期を早く見積もった際に、遅れてしまったという場合はかなりの悪印象です。本来の自分のスピードよりも早めに見積もったとしても、納期に間に合わないということがかなりの悪印象です。

自身が上司に伝えた納期というのは、上司が更に上の上司に伝える可能性があります。またプロジェクト全体の見積もりにも関わってくるものなので、遅れるのはご法度。であるならば、あらかじめバッファをもたせて見積もるのが良いと言えるでしょう。

え?そんなにかかるの?というアオリへの対処

実際にいつ終わるの?と聞かれて、これくらいです!といった際に、え?そんなにかかるの?遅くね?というよう聞いてくる上司や先輩もいるかもしれません。

しかし、そのような言葉に惑わされて早めの見積もりをしてはいけません。万が一、自身のスピードに合っていない納期を宣言してしまうと、自身のクビを締め付けますし、間に合わなかったときのリスクが計り知れません。

このような点を考えると、そんなにかかるの?と言われたとしても、自身が見積もった時間を正確に伝えるべきだと言えるでしょう。

や、遅いからもっと早くやって!と言われた際の対処

実際にバッファをもたせた納期を言った際に、遅いからもっと早めの見積もりで!と言われた際は一旦断りましょう。すみません、自身のスキルでは、これくらいの時間がかかります。というように。

そして、続けて、〇〇さんのやり方を教えてください。自身のやり方では、時間がかかってしまうので、〇〇さんのやり方を教えていただき、その方法でやれば間に合うと考えますというように聞いてしまうのです。

先輩のやり方を聞いてしまうメリット

実際に先輩や上司のやり方を聞くということは素晴らしいことです。実際に、そのやり方を聞くことで、自身がこれまでやっていた方法よりも格段にスピードアップする方法を知ることができる可能性があります。

そして、何より、納期の設定および仕事の進め方について上司や先輩のやり方を聞いているので、責任というのが上司や先輩にシフトさせることができるのです。

僕は、僕のやり方でやったときに、これだけかかると宣言しましたが、〇〇先輩は、そのやり方であればこれくらいには終わるというように言いましたよね?というような雰囲気を醸し出すことで、責任をスライドすることができる可能性があります。

いつ仕事が終わるのかと見積もる方法

実際にいつ終わるのかといわれても、そんなのわからないよと感じると思うかもしれません。そのような場合は、一度中身を取り掛かってみて、それで納期を試算してみます。というように宣言するのが良いでしょう。

実際に物事はやってみないとわからない部分があります。上司が納期を見積もり、設定してくれるのであれば話は別ですが、それを丸投げされたのであれば、自身で見積もる必要があります。

また本当にどうしてもわからないという場合は、、「すみません、このタスクですが、初めて取り掛かるものであるため、わかりません。」と相談をしたり、実際のワークフローについて、共有を受けることはできますか?というように聞いてみるのが良いでしょう。

時間がどれくらいかかるのかを見積もる方法

割り振られたタスクをさばく際に、どれくらいの時間がかかるのかを見積もる場合は、まずそのタスクがどのようなフローでなりたっているのか、細分化してみることが大切です。

例えば、電話を100件する場合、1件あたりにかかる時間を算出してみましょう。反復する作業であれば、単純にかかる時間に対して、その件数を掛け算するだけです。

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